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パソコン・ソフトウェア
PCやスマホから“時間指定”してメッセージを送る方法
報告メールを送りたいが、相手はPCメールをスマホに転送しているはずだから深夜に送信したら迷惑かな? 日付が変わると同時にバースデーメールを送りたいけど、忘れたらどうしよう……そんなときにオススメなのが、メールの「予約送信」だ。

◆メール送信の時間指定が必要な理由

インターネットが普及した当初、電子メールは昼夜を問わず、相手の都合に関係なく送受信できる便利ツールされてきたが、最近ではスマホにメールを転送する人が増えてきたことから、なんとなく自由度が下がってきたように感じるのは気のせいだろうか?

タイトルのつけ方ひとつ取ってもそうだし、言葉づかいやメールアドレスの並べ方……といった暗黙の約束事も気になるところだが、なによりも配慮すべきであろうポイントは「送信時間」だ。

どのような事情があったとしても、「今しかメールを書く時間がない」という送信側の都合は、受信側には残念ながら伝わりにくい。就労時間外にスマホで転送メールを受け取った側にしてみれば、「なぜこのタイミング?」という疑問がわいたとしても、それ無理もない話だろう。

仮にメールを受け取った人の虫のいどころが悪ければ、「残業アピールうざい」「早く退社したことを責めているのか?」と、負の印象を与えてしまうことも……。

一方、誕生日やクリスマスといった特別な日に送るメッセージについては、早すぎても遅すぎても意味がない。とはいえ、「直前まで覚えていたのに、肝心な日に用事が入って送信ボタンを押すことができなかった!」なんていうのは、よくある話。タイミングを逃しては後悔するのだ。またやっちまった……と。

そんなとき、役に立つのが送信予約できる「メールリマインダー」だ。

◆PCから時間指定してメールを送る場合

ここでは、「Outlook」と「Gmail」の2種類での操作方法を紹介していこう。

まずOutlookでは、「配信オプション」から日時指定が可能で、手順は以下の通り。

(1)メッセージを作成し、「オプション」→「配信タイミング」の順に選択
(2)「指定日時以降に配信」で日付と時間を設定
(3)「送信」をクリック


注意点として、Outlookの場合、指定した日時ぴったりに送信されるわけではない。5分間隔で送受信を行うよう設定している場合は、指定時刻より後のタイミングで送信される仕組みだ。

続いてGmailのアカウントから送信する場合は、機能拡張追加で使える「Boomerang for Gmail」が超便利だ。

機能を使うには、「Boomerang for Gmail」のページへアクセスし、「さっそくGmailにインストール!」のボタンをクリックしてインストール。すると、Gmailの新規メッセージ画面の「送信」ボタンの下に「Send Later」ボタンが現れる。その右側で送信タイミングを設定し、「送信」の代わりに「Send Later」ボタンを押すだけと、やり方も簡単だ。

◆スマホから時間指定してメールを送る場合

Androidなら、「Boomerang」のスマホ版、「Gmail&Exchange用メールアプリ」が便利。

iOSに関しては、残念ながら現状は送信予約をして安全に送れるメールアプリはなさそうだ。「MaiList」(要登録/5件まで無料)などのWebサービスを活用しつつ、「Boomerang for Gmail」のiOS版や「Outlook for iOS」の改善に期待したい。

メールアプリやメール配信サービスは多数あるが、重視すべきは機能より安全性。特にスマホアプリを導入する際は、事前に必ず更新情報や評価、レビューをチェックしておきたい。

※記事内容は2017年8月現在の情報を基に作成。

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