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パソコン・ソフトウェア
うっかり誤送信を防ぐためのメール設定術“送信取り消し機能”で誤爆をなくそう!
友だちに会社の愚痴を書いたメールを送ろうとして、上司のアドレスに送ってしまい真っ青……。なんて、そこまで重大でなくとも、ついうっかりメールを誤送信してしまうことはありがちなミスだ。そうしたリスクを減らすために、メールの設定を今一度見直してみてはいかがだろうか。

◆送信相手の間違いなど、後悔するようなメールを送信しないための対策

最近のメールソフトやアプリには、親切なことに頭の数文字を入力するだけで相手のメールアドレスを補完してくれる機能が付いているものが多い。これはとても便利な機能ではあるが、表示された候補内容をきちんと確認しないと、頭文字が似た相手に誤送信してしまう原因になりかねない。

メールを書いているうちに気分が高まり、仲間内でしか通用しないような過度な表現を使用してしまうこともあるだろう。送信ボタンを押してから、間違った相手に送っていることに気づきハッと我に返るも後の祭り……なんて経験がある人もいるのでは?

こういったトラブルは、実はメールソフトの設定次第で回避できるのはご存知だろうか。

一般的には“送信取り消し機能”と呼ばれるもので、人気の高いメールソフトにはほとんどが付いている。ユーザーが多いことでも有名な「Gmail」でも、その機能は活用できる。

ただGmailの場合、かつては実験的な機能をテストする拡張機能「Gmail Labs」の中に含まれていたので、普通に利用する分には気付きにくく、使ったことがないという人も多いかもしれない。

だが、現在では、Gmailの「設定」内にある「全般」タブで送信取り消し機能のオン・オフを切り替えられるようになっている。PCが苦手だという人でも簡単に使えるので安心して利用しよう。

◆ 好みのタイムラグを設定することで、我に返る時間を作って誤送信防止

送信取り消し機能の仕組みはいたって単純で、送信ボタンを押してから実際に送信するまでの“タイムラグ”を発生させるというもの。

Gmailで送信取り消し機能を設定する場合、画面右上にある歯車マークの「設定」ボタンをクリックし、「送信取り消し」にチェックを入れよう。ページ下部の「変更を保存」ボタンを押し忘れないように! ここをクリックしておかないと、せっかくの機能も反映されない。タイムラグの時間は、5秒・10秒・20秒・30秒の4段階いずれかから設定でき、その間に自分を取り戻し、送信を中止する猶予時間を与えてくれる。

ただし、Gmailの送信取り消し機能はブラウザ版のみの機能なので、スマホのGmailアプリの場合、誤送信を防ぐには設定項目の中から「送信前に確認する」にチェックを入れておこう。送信する前、今一度、確認のチャンスが訪れる。しっかりと相手先や内容などを吟味して、誤送信を防ごう。

◆ メールソフトならではの送信前の確認機能も活用

メールソフトでの設定も同じような方式が一般的で、各メーラーによって待機時間の違いはあるが、猶予時間を作るのは同じ。

実際に使ってみるとわかるのだが、この機能は非常に便利で、そうした間違いメールを防ぐだけでなく、あと一言書き加えればよかったと思い出したときなどにも有効だ。

万が一、自分が使っているメールソフトなどに送信取り消し機能がない場合、そのときはメールの送信設定の見直しをオススメしたい。 通常は送信ボタンを押すと即、メールが送られるが、この設定を「すぐに送信しない」というようなものに変更。こうしておけばメールは一旦、送信トレイに残っているので、そこで再確認したあと、送信すれば間違いを減らせるはず。

またメールソフトによっては添付ファイルがない場合に確認メッセージを表示させる機能なども搭載されているので、そちらを利用するのもあり。

不用意なメールで無用なトラブルを招かないためにも、送信取り消し機能などを活用して、スムーズに仕事をしよう。

※記事内容は2016年12月現在の情報を基に作成。

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