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ビジネス・経済
今さら聞けない? 単語登録機能を活用しメール返信時間を短縮!
 ビジネスマンにとって日々のメールのやりとりは、少しでも時間を短縮したい作業のひとつだろう。特に外出が多く、ビジネスメールを転送している人などは、スマホから返信するのはおっくうなもの。そこで活用したいのが、PCやスマホの標準機能である単語登録だ。うまく使えばメール返信がぐっと楽に!

◆今さら人には聞きづらい? 基本の単語登録のやり方

 現在、スマホには「Simeji」「ATOK」などさまざまな文字入力アプリがあるが、今回は無料でかつ人気の高いSimejiを例に解説する。

 単語の登録方法は、まずホーム画面から「設定」→「言語と入力」を選択し、「Simeji」の横の歯車マークをタップすると設定画面へ遷移する。「ユーザー辞書」という項目を選択すれば自分で単語を新規登録することが可能だ。普通の変換では出なかったり、必ず誤変換されてしまう会社名や人名など利用頻度の高いものを「単語」に入力、「読み」は頭一文字にしておけばかなり入力時間が短縮できる。

 また、メール画面などキーボードが表示された状態でSimejiマークをタップしても、「ユーザー辞書登録」という項目があるので、メールを打ちながら「入力が面倒だ」と感じた単語をどんどん登録していくのもいいだろう。

 気をつけたいのは単語の登録時に「みんなの辞書にも登録」という項目をオンにしないこと(デフォルトではオフになっている)。これはユーザービリティを上げるためにSimejiが採用している機能で、Simejiユーザーがクラウドに変換単語の読みと変換結果を登録することで、ユーザー間で単語辞書の相互利用になるというもの。運営側で審査があるものの、個人名など万が一採用されることがあっては困るので、プライベートな単語登録をする際はオフにしておくのが無難だ。

 もちろん、AndroidやiPhoneのデフォルトの文字入力でも単語登録は可能。Androidでは「設定」→「言語と入力」→「iWnn IME横にある歯車マーク」と進んでいけばよく、iPhoneでは「設定」→「一般」→「キーボード」→「ユーザー辞書」で、単語登録をすることができる。

 一方、PCの場合、Windowsには「IME」という日本語入力ソフトが搭載されている。メール入力画面など文字を打つ際に、画面端に表示されているタスクバーの「あ」「A」などにカーソルを合わせ右クリックすると、「単語の登録」という項目があるので、あとはスマホと同様に登録していくだけだ。

◆どんな単語を登録するべき? よく使う定型文は1〜2文字変換で入力の手間を短縮!

 よく利用する会社名、住所、担当者名、メールアドレス、自分の連絡先などはもちろんだが、基本的にはメールでよく利用する文章を一通り入れておくとよい。

「おせ」……お世話になっております。株式会社〇〇の××です。
「おて」……お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
「た」……大変申し訳ありませんでした。心よりお詫び申し上げます。
「か」……確認しましてご連絡いたします。
「せ」……〇月分の請求書をお送りいたします。

 もともと多少は予測変換してくれるが、一文字入力しただけで一文が出れば、メールを打つ時間を格段に節約できる。筆者の場合、毎週、毎月決まった頃に送る業務メールがあるので、これらを登録して、短いものでは5文字入力するだけで完結するようになった。

また、言葉以外にも記号の登録もできる。「墨付き括弧」のような特殊な括弧を

「す」……【】

と、登録しておいたり、矢印記号を「や」+「上下左右」で

「やみ」……→
「やひ」……←
「やう」……↑
「やし」……↓


と、登録しておくのも便利だ。

 ほかに外出時に利用できそうな例文としては、

「で」→出先のため手短なメールにて失礼いたします。
「しゃ」→社に戻りましたら、再度メールを送りさせていただきます。
「でん」→お手数ですが、こちらの番号(※自分の携帯番号など)まで、ご連絡をお願いいたします。


など。
 筆者が会社員時代、下請けの担当氏からのメールで、筆者の上司宛に敬称が抜けてしまっており、呼び捨てになっていたことがあった。こちら側は「急いでいたんだろうな」と笑い話で済んでいたのだが、送った側は青ざめてすぐに謝罪に来たということがあった。

 こんな凡ミスを防ぐためにも、よくやりとりをする相手の名前は「〇〇様」と敬称つきで登録しておくとよいだろう。

   「あとで返信しよう」と思ってつい返信が遅くなってしまい、相手の信用を失う……そんな事態を避けるためにも、単語登録でメール返信の手間を少しでも軽減してほしい。

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