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ビジネス・経済
「デジタルはんこ(電子印鑑)」で書類のやり取りを効率化!
 近年、会社内でのペーパーレス化が進み、見積書や請求書などちょっとした書類は、エクセルで作成したデータをオンラインでやりとりをすることも増えた。

 ただ、せっかくペーパーレス化をしたはずなのに、データをプリントして印鑑を押し、それをスキャンしてデータに戻すということをやっている人は結構多いと思う。でも、それはどうにもスマートではない。

 そんなとき、使えるのが「電子印鑑(デジタルはんこ)」だ。

◆スタンプ感覚で認印が押せる

 電子印鑑は、簡単に自作できるソフトが多く出回っている。もっとも簡単な方法は、お手持ちの印鑑を白い紙に押し、それをスキャンして画像編集ソフトを使い切り取って保存しておき、必要に応じて書類のデータにペーストする方法だ。

 これならスタンプ式印鑑の要領で使うことができ、手軽さはメリットのひとつといえるだろう。なかには文字やサイズを指定すると無料で作ってくれる作成サイトもある。

 ほかにもPDFの書類を使うというビジネスマンの方も多いと思うが、Adobe Acrobatにも電子印鑑機能は用意されている。

 Adobe Acrobat Proシリーズの場合、上部メニューから[表示→注釈→注釈と進み注釈パネルウィンドウを開き、「スタンプを追加」ボタンから「電子印鑑」を選択。いくつか印影が表示されるので、そこから必要なデザインを選ぶ。姓名や会社名などは、あらかじめ[編集]→[環境設定]→[ユーザー情報]で指定しておくことが必要だ。

 このように電子印鑑は思っている以上に簡単に作れるが、反対に偽造も簡単という危険性も……。

 そんな不安を解消するために、スタンプ式印鑑で知られるシャチハタは、電子印鑑のセキュリティシステムを開発している。ひとつひとつの電子印鑑を登録・管理して、捺印履歴を保存したり不正使用を防止する機能を持たせたりなど、印鑑業界の老舗として、電子印鑑の安心利用を進めている。

◆電子印鑑がOKなのは基本、認印としての用途だけ

 ここで気になるのは、電子印鑑が「どんな書類でも使えるのか?」ということ。まだまだ黎明期と呼べる電子印鑑には、不安が多く付きまとうことも確かだ。

 まず、どのような書類に使えるかに関してだが、これは個人や企業内での“認印使用”に限られる。前述の自身で作成した電子印鑑などは、文房具店で購入した汎用の認印でもOKな書類のたぐいに限る。

 これは通常の紙書類への押印を考えてもらえばわかりやすいと思う。押印に法的効力は基本的にはなく、特定のケース(賃貸借契約書など)をのぞき、仮に押印を忘れた書類だったとしても問題はないのが原則論となっている。

 ただ、会社のルールで押印されていない書類は処理できない決まりがあったり、相手との信頼を担保する仕組みとして押印は重要なシステムであることも事実だ。

 こうしたことからも電子印鑑にも法的な効力はないため、社外との取引にまつわるような書類や法定文書など公式な書類の場合は、電子印鑑とは別に「電子署名」というものであれば使用可能になる場合がある。

 電子署名とは、ネットワーク経由で送られてきたデータが正当な相手から送信されたもので、改ざんや偽造されていないことを確認する方法のこと。「電子署名及び認証業務に関する法律」というものによって、電子署名が紙の署名や押印と同等の法的効力を持つことが定められている

 ちなみに、電子署名を使うには、実印の印鑑登録のような申請作業や証明書の発行が必要になるなど、事前準備が必要になることも頭に入れておいてほしい。

 効率化や経費削減に役立つ電子印鑑は、まだ発展途上ではあるが、これだけインターネットが当たり前となった今、これからが楽しみなシステムのひとつといえる。なお、電子印鑑や電子署名については、「電子署名及び認証業務に関する法律」という法律が存在するので、興味がある方は目を通してみては。

※記事内容は2016年2月現在の情報を基に作成。

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