本文へジャンプします。

ビジネス・経済
名刺も書類もなんでもペーパーレス化によるメリットとデメリットを考える
前に名刺を交換したあの人に連絡を取りたいけど、名刺が見つからない! 商談のときに持ち歩くバインダーが重くてかさばる。書類が増えすぎてもう保管場所がない。そういったことでお困りの方は、ペーパーレス化に取り組んでみてはどうだろうか?

 今、名刺、書類、企画書など、仕事にまつわる紙ものをすべてデータ化しPCやタブレットに保存し、ペーパーレス化するという人が増えてきている。

ペーパーレス化のメリット&デメリットは?

 もっとも大きなメリットとして考えられるのは、コストの削減と作業の効率化だ。

 紙の場合、紙代はもちろん会議になれば人数分プリントしてクリップで留めて……など、費用も労力もそれなりにかかる。データを各自でダウンロードするやり方なら、そういった労力を省けることになる。

 個人であれば、タグなどで分類しておけばあとで調べるときに便利。名刺ならアプリを利用すれば、登録したそばからそのままアドレス帳にも反映されるので、新たに住所録を作る必要もない。

 また、データをサーバに置いておくことで、どこからでも閲覧することができるのも効率化へとつながる。実際に個々が交換した名刺を社内で共有する会社も増えている。アクセス権限を設けておけば閲覧者をより分けることも可能だ。

 一方、デメリットは、インターネット特有のハッキングやウィルス感染による情報漏洩。さらに、システム障害があったとき、全員がアクセスできなってしまうことも考えられる。しかしこれらデメリットは、セキュリティやシステムを随時見直すことで回避することは可能だろう。

ペーパーレス化に必要な機器とアプリを確認

 ペーパーレス化を進めるには、これまで紙で保存していた書類をデータ化する必要があり、それにはドキュメントスキャナーが必要だ。以前は、スキャナーというとコンビニのコピー機のようにとても大きかったり、1枚1枚スキャンするものが主だったが、最近は非常に小型で高機能なものが増えている。

 有名なのはScanSnapだ。卓上タイプのものは、書類をまとめて挿せば自動で一枚ずつスキャンしてくれる。持ち運びに便利なハンディタイプもあり、Wi-Fi経由で直接スマホやクラウドにデータを保存することができる。

 オフィスにある紙のものといえば、書類だけではなく名刺もそうだ。名刺のデータ化は、年賀状や郵便物の宛先をプリントする際に便利なので、まず最初に進めたいところでもある。

 ただし、名刺の場合は仕分けや管理が面倒なので、アプリと合わせたデータ化をオススメしたい。前述のScanSnapにはEvernoteに対応したタイプもあり、Evernote上で勝手に仕分けしてくれるという便利な機能も付いている。気になる人はチェックしてみては。

名刺管理に特化したものなど利便性は向上するも紙も健在!

 大手文具メーカーのキングジムからは、名刺を保存&管理するためのさまざまな機能がついたピットレックという機器も発売されている。これはピットレックに付いているカメラで名刺を撮影してデータ化するというもの。スマホサイズで持ち歩けるので、名刺交換したらすぐ保存できるので手軽だ。

 スマホのカメラで撮影して、直接スマホに保存するタイプの名刺管理アプリは、「CamCard」や「スマート名刺管理」が人気。OCR機能で文字を認識してくれるので、面倒な入力の手間を省いてくれる。

 ただ会社名がロゴデザインになっている場合はうまく読み取れなかったり、再生紙利用などの文言が入っている場合に、それも読み込んでしまったりする。その場合は確認と修正が必要になる。書類の場合もそうだが、読み込んでハイ終わりというわけには、まだまだいかないようだ。

 とはいえ実際問題として、取引先の会社と対面してのやりとりのときは相変わらず紙の書類だし、上司からハンコをもらうときだって紙の書類だ。取引先の担当者から、「電子名刺で名刺交換しましょう」なんて言われたことは、今のところ一度もない。

 日本独特のハンコを押すという文化や、お辞儀をして名刺交換するという行為が重んじられている限り、ペーパーレスのメリットは感じつつも、右向け右で一斉にというわけにはいかないのが現状のようだ。

 社内や身の回りの書類の整理など、使いどころを限定してプチペーパーレスから始めたらいいのではなかろうか。

新着記事