本文へジャンプします。

ビジネス・経済
意外に気づかないCCメールの返信マナー。安易な「全員への返信」はNG!?
 情報共有や確認のため、ビジネスメールには必須ともいえるCC(BCC)メールだが、その使い方を間違うと、あなたが“迷惑メール送信者”と同じ扱いを受けてしまう可能性も!?

 届いたCCメールへの返信時、皆さんは「送信者のみに返信」「一部の相手に返信」「全員に返信」のどれを選ぶか、適切な判断ができているだろうか?

 インターネット黎明期に「CCメールは全員に返信がマナー」という誤った常識が流布され、いまだに一部で通用しているケースも耳にする。一部のメールソフトは「全員に返信」がデフォルト設定なことも、誤解を招きやすい一因なのかもしれない。

◆何でも「全員に返信」するのは、相手にとって迷惑!

 返信先を設定するのが面倒で、CCメールに「Re:~~」タイトルとして返信するケースは珍しくない。が、個人間のメッセージや、CCメンバーの一部にしか関係ない内容を「全員に返信」したなら? 

 具体的な例で紹介すると…。

(1)Aさんが、内容を共有すべきB・C・D・EさんにCCメールで連絡。
(2)Bさんが個人的な連絡を「全員に返信」で送信
(3)それに対する返信を、Aさんも「全員に返信」
(4)その返信と付随する事柄を、再びBさんが「全員に返信」
(5)Aさんは付随内容に関連する(CCメンバーではない)Zさんに、メールを転送。Zさんは返答を「全員に返信」で送信。
(6)Bさんは、さらに「全員に返信」で返答。

 こうなると無限ループで、キリがない。話題に無関係なC・D・Eさんにも、すべてのメールが延々と送り続けられてしまう。ただでさえ数多くのメールを処理することは大変なのに、「余計なものまで送ってくるな!」と言いたくなるわけだ。もちろん、効率性を考えた場合も大いなるムダだ。

◆「誰に」「いつ」「何を」…返信時には“5W1H”を再確認しよう

 また、以下の点も注意したい。

※個人的な内容が含まれる場合、無関係な人にまでメールが行き届くことで、個人情報の漏洩につながりかねない。

※タイトルがすべて同一の「Re:~~」になるため、重要なメールが埋もれてしまい、連絡ミスが起こりやすい。

 最後に、CCメールの「全員に返信」時に注意すべきポイントをまとめると……、

1: 返信内容が全員に関係ない場合。→NG
2: 内容が本筋(最初のメール)とは離れる場合。→NG
3: 途中から話題が一部CCメンバーのみ該当するものに変わった場合。→NG
4: ちょっとした冗句や皮肉を含む場合。→一部NG(CCメンバーがネタの場合は、特に注意)
5: 話題が変わり、全員に返信するか迷う場合は、タイトルを変更する。

という5つの項目を守り、返信するのが最低限のマナーであり、混乱を招かないと思われる。

 CCメールに限らず、マナーやエチケットとは習慣や主観に左右されやすいもの。みんなが気持ちよくやりとりするための“任意のルール”なので、「これが常識」と勝手に思わないことも大切かもしれない。CCメールとは「誰に知らせたいのか」を表す、いわば送信者の意思表示だということをお忘れなく。

新着記事