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パソコン・ソフトウェア
覚えておいて損はない! pdfとオフィスソフト間のファイル変換方法・簡単メモ
 あなたはpdfファイルが好き? 嫌い? 

 こんなアンケートをしたら、結果はどうなるだろう。国際標準化機構による標準化で、公的書類として利用されるケースも目立つpdfファイル。使い勝手もよく、皆さんも普段から利用しているはずだが、ときに急ぎの案件で困らされてしまう、大きな要因だということも体験済みかと…。

 なかでも面倒なのが、pdf内の表などのデータをExcelなどのオフィスソフトに移したい場合で、「忙しいときに面倒なことを……」と慌てさせられた方も多いのでは? いざというときに困らないよう、普段から変換パターンを身につけておきたいものだ。

 pdfの表(テーブル)をExcelに移す場合は、ワードパッドを経由させよう。表をpdfからワードパッドにコピー&ペーストし、ワードパッドからExcelにコピー&ペースト。二度手間になるが、これで変換(移動)はOKなはず。「書式設定を維持してコピー」が選べる場合は、そちらを選択するのがベター。設定されたタグがそのままコピーできるので、あとの作業がなにかと便利になる。pdf上でAltキーを押しながら選択すれば、列単位でコピー&ペーストできるのも通常作業と同様だ。

 ただし、pdfのセキュリティーオプションで「抽出禁止」が設定されている場合はNGなので要注意。そうなるとOCRソフトを使うしか手がないため、できれば近づきたくないpdfファイルだったりもする(苦笑)。

 pdfからテキストだけを抽出する場合は、もっと簡単だ。Adobe Readerのメニューから「テキスト保存」を選択→適当な名称のテキストファイルとして保存→そのファイルをExcelにコピー&ペーストするだけでOK。

 画像化されている文字データの場合は、Adobe Readerの「ツール」-「選択とズーム」-「スナップショット」でクリップボードにコピー。コピーさえできれば、いろいろと応用も利くはずだ。画像からテキストを完全抽出したい場合は、印刷→スキャナー取り込み→OCRソフトで判読という、従来のアナログ的な手法に頼るしかない。OCRソフトの判読精度は年々上がっているので、以前よりは楽になったといえそうだが……。

 ExcelだけでなくWordにもという場合は、ひとつひとつ手作業するよりも、オンラインの変換サイトを利用したほうが便利なケースも多い。テキストだけでなく画像を扱えるサイトもあるので、使い勝手のよさそうな(信頼できそうな)サイトをブックマークしておけば、なにかと役立つはず。大半のサイトではメールアドレスが必要なので、無料のアドレスをいくつか用意しておけば安心かも。

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