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WEB・インターネット
企業のビジネスメール管理は、オンプレミス型からクラウド型メールサービスへの移行が進む
 皆さんは今、企業向けのクラウド型メールサービスサービスの競争が激化していることを知っているだろうか。

 NTTスマートコネクトがクラウド型仮想ホスティングサービス「スマートコネクト マネージドサーバ」の新機能「メールアーカイブオプション」を7月から提供を開始したりと各社がしのぎを削る中、ニフティが提供するクラウドサービス「ニフティクラウド」でも、メール専用ホスティングサービス「ニフティクラウドビジネスメール」が人気だという。

ほかにも、クラウド型統合ビジネスアプリケーション事業を展開する「ブランドダイアログ」が、セキュリティ面に強いニフティのプラットホームでクラウドメールサービスを始めるなど、各サービス間での連携も強化されつつある。

 競争激化のきっかけと考えられる要素のひとつが、2012年7月の関税法改正で輸出入に関する電子メールの保存が義務づけられたこと。メールによる取引が一般化している中、公平な課税の確保や事後調査等でメール確認の必要性などを目的に、メールと添付ファイルの保存が義務付けられ、輸出入許可日の翌日から5年間は保存しなければならないというものだ。

 メールを保存する上では基本“そのまま”が原則。つまり、HTMLメールをテキスト形式に変化しての保存……といったことも、原則的には認められていない。そうなると、サーバー側の対策としてまっ先に思いつくのが、メールサーバー側のバックアップだが、メールの検索や抽出機能がないバックアップでは、対応が不十分になってしまう。

 そこで、WEB&メールホスティング、メールアーカイブに関するニーズが日々、高まってきている。システムのクラウド化が進んだため、自社内に設備を持つ「オンプレミス型」の運用が減りつつあり、自社内にサーバーが存在せずメールシステムをクラウド管理している企業が増えてきている。ウェブブラウザからメールを送受信できるクラウド型のメールサービスは、まさしく時流に乗った急成長市場なのだ。

 ウィルスチェックや迷惑メールフィルタリング、暗号化や誤送信防止、メールのアーカイブ(保管)やタスク管理、24時間365日の運用監視、各種サポートなど、その形態は多岐にわたる。自社運用が難しい中小企業などにとっては、システムの汎用性と最新セキュリティ、運用管理の一元化など、各種メリットとコストバランスを兼ね備えた強い味方となるだろう。

 一般に、クラウド型メールサービスの導入ポイントは、以下の6要素が重要だといわれる。

(1)メールサーバー
(2)スパム対策
(3)メールアーカイブ
(4)添付ファイルなどのセキュリティ
(5)導入
(6)運用・管理

 このうち、意外に見落とされがちなのが(5)と(6)の要素で、システム自体は問題なくとも、不慣れなインターフェイスの影響で生産性が下がってしまった事例も見受けられるという。

 競争激化は利用者にとって選択肢の広がりを意味する。自社の“現場”と“現状”に沿った、的確なクラウド型メールサービスを選ぶ目が試されているともいえそうだ。

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