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WEB・インターネット
まずは手動でラベル付けから!便利な機能がいっぱいのgmail簡単整理術
 仕事にプライベートにと、用途を問わずGmailを利用している人は多いのではないだろうか。その中でメールソフトを使って受信している人もいるだろうが、多くの人はGmailの本来の使い方でもあるWEBメールとして使っていると思う。WEBメールはネット環境と端末さえあれば、ログインしていつでもどこでも確認できるのが利点だが、Gmailにはフォルダがないため、あまりにメールが多すぎて受信トレイがいっぱいになり、メールを見逃してしまったことはないだろうか。

 そんなお悩みを持っている人たちに試してみてほしいのが、「ラベル」と呼ばれる機能だ。フォルダが分類ごとに作成して“箱”にメールを分けていく機能だとしたら、ラベルは並んだメールに“付箋”を付けていくイメージ。フォルダとラベルの大きな違いとしては、実際の付箋と同じように、1つのメールに対して複数の付箋(条件)を付けることができるということ。ラベル機能をうまく活用すれば、全自動でのメール整理も夢ではなく、あとでメールを見返す作業も格段に楽になる。

 では、どのようにしてラベルを付けるのか? 具体的な手順を見ていこう。一番単純な方法として、まずは手動でラベルを付ける。受信したメールを開いて上部にある「ラベルマーク」をクリック、ラベル名を付けて振り分ける。この時、設定するラベル名はできるだけ分かりやすくしておくのがポイント。例えば、メールアドレスや友達の名前、相手先の会社名などもいいかもしれない。

 手動で付けるのももちろん構わないが、労力を減らすためには自動でラベルを付け振り分ける方法も紹介していこう。ページ右側にある歯車マークをクリックし、「設定」を選択。上部に出現した「フィルタ」というリンクを選び、「新しいフィルタの作成」をクリックする。

 出てきた画面では、送信元や宛先、キーワードなどを自由に設定できるが、設定キーワードが多すぎると逆に混乱してしまうので、シンプルなものを設定したい。設定が決まったら、「この検索条件でフィルタを作成」をクリックすればOKだ。

 続いては振り分け先を決める作業で、「ラベルを付ける」にチェックを入れてラベル名を指定。重要マークを付けたり迷惑メールにしたりと、ほかにもさまざまな設定をすることも可能。ここまで設定すれば、メール受信時に自動的にメールが振り分けられるようになる。ちなみに、ラベルを設定しておけば、スマホからもラベルを見ることができるので、必要なメールを探すのが格段に楽になる。

 ここでもう一手間、加えることでさらに便利に使えるようにしたい。「設定」から「ラベル」タブを選び、「ラベルリストに表示」をクリックして「未読の場合は全て表示」をクリックすれば、未読メールを見落とすことはなくなるはずだ。フィルタをうまく使えば読む必要のないメールを開封しなくても既読にしたり、受信トレイをスキップさせることも可能だ。さらに便利なショートカットを覚えれば、Gmailの使い勝手がグンと上げられる。そのあたりの話は、またの機会にでも。

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